poradnik · dla właścicieli siłowni
Zeszyt, Excel czy system do zarządzania siłownią?
Większość polskich siłowni zaczyna od zeszytu przy ladzie albo arkusza w Excelu — i słusznie, bo na starcie to wystarcza. Problem w tym, że oba przestają wystarczać po cichu: nie w dniu awarii, tylko w dniu, w którym nikt już nie wie, ile osób ma ważny karnet. Poniżej uczciwe porównanie wszystkich trzech podejść, łącznie z tym, kiedy system NIE jest potrzebny.
Porównanie punkt po punkcie
| Zeszyt | Excel | System (Gymlytic) | |
|---|---|---|---|
| Kartoteki członków | Ręcznie przepisywane, jedna kopia | Arkusz z filtrami, łatwo o literówkę i nadpisanie | Jedna kartoteka na osobę, historia zmian, import z CSV |
| Ważność karnetów | Trzeba pamiętać albo sprawdzać przy wejściu | Formuła z datą, ale nikt nie patrzy w arkusz przy bramce | Werdykt przy skanie karty: wstęp dozwolony albo karnet wygasł, z opcją „sprzedaj i przedłuż" |
| Wejścia i frekwencja | Kreski w zeszycie, bez godzin | Osobna zakładka, wypełniana gdy jest czas | Każde wejście zapisane automatycznie przy skanie, frekwencja liczy się sama |
| Raport dnia | Liczenie szuflady po zamknięciu | Ręczne sumowanie, łatwo o rozjazd z kasą | Utarg, karnety i wejścia z zapisów niezmiennych — te same liczby w panelu i na recepcji |
| Awaria internetu | Nie dotyczy | Plik lokalny działa, ale wspólny arkusz online nie | Recepcja działa w 100% offline, zapisy dosyłają się po powrocie łącza |
| Kopia zapasowa | Brak — zalany zeszyt to koniec ewidencji | O ile ktoś pamięta o kopiach i wersjach | Robi się sama, dane można wyeksportować |
| RODO | Zeszyt z danymi osobowymi leży na ladzie | Plik krąży mailem między komputerami | Dostęp na konta i role, dane członka można usunąć na żądanie |
| Koszt | Zeszyt i długopis | Licencja pakietu biurowego | Od 0 zł (1 siłownia, do 20 członków); Starter 49 zł/mies. za siłownię |
Kiedy zeszyt naprawdę wystarczy
Jeśli trenujesz kilkanaście osób, znasz każdą z imienia i sam stoisz przy wejściu, zeszyt jest w porządku — nie ma się co oszukiwać, że potrzebujesz systemu. Umowna granica to moment, w którym wejść pilnuje ktoś inny niż właściciel albo liczba członków przekracza pamięć jednej osoby. W praktyce dzieje się to między 20 a 50 kartotekami.
Kiedy Excel zaczyna kosztować więcej, niż kosztuje system
Arkusz nie pilnuje niczego sam: przeterminowany karnet wygląda w nim identycznie jak ważny, dopóki ktoś nie spojrzy. Do tego dochodzi wersjonowanie (którą kopię edytowała recepcja wieczorem?), rozjazd raportu z szufladą i dane osobowe krążące w pliku między komputerami. Godzina tygodniowo na „ogarnianie arkusza" to po roku ponad pełny tydzień pracy — więcej, niż kosztuje rok systemu.
Co powinien umieć system, żeby przejście miało sens
Trzy rzeczy są nienegocjowalne. Po pierwsze, import starej ewidencji — jeśli 1 400 kartotek nie da się wgrać z pliku w jeden wieczór, przejście umrze na przepisywaniu (tak zaczynał pilotaż w Triceps Gym w Wyszkowie). Po drugie, praca offline: recepcja nie może stanąć, bo padł router. Po trzecie, wyjście awaryjne — kopia zapasowa i eksport danych, żeby ewidencja nigdy nie była zakładnikiem dostawcy. Ceny i limity planów znajdziesz w cenniku.